Material complementario asociado al manual de procedimientos de la gestión económico – financiera (página 2)

Tabla # 6: Contabilización de Pagos
Menores.

Tabla # 7: Contabilización de la
Compra de Materiales y Artículos de Consumo.

1.1.4.1. Procedimiento de Control Interno para el
subproceso "Anticipos para

Gastos de Viajes y Pagos Menores".

1. Los conceptos e importes correspondientes a gastos de
viajes son los que en cada momento estén establecidos por
los organismos competentes.

2. Para los gastos incurridos en los conceptos hospedaje
es necesario presentar justificante de la entidad que
prestó el servicio. Por concepto de transporte, el
trabajador lo justificará mediante una carta firmada por
el máximo responsable del área acompañada
con un comprobante de recibo de transporte. Las entidades
estatales podrán acordar una tarifa fija
(Resolución, Carta Circular No. 1/1997), inferior a la
dieta máxima aprobada que se entregaría en efectivo
al trabajador para su pago al que brinda el servicio
o mediante pago directo entre las
entidades.7

3. Las dietas serán anticipadas en dinero
efectivo y se calcularán tomando como base los días
de duración del trabajo que se realizará y la dieta
diaria, y sólo se podrá anticipar un máximo
de treinta (30) días naturales. Si por razón del
propio trabajo éste se extendiera por término mayor
que el calculado, el nuevo anticipo por los días que
comprenda la prórroga deberá ser autorizado por el
nivel superior de la entidad estatal que corresponda, previa la
liquidación del anticipo original. El anticipo del dinero
efectivo para dietas y su liquidación se efectuará
cumplimentando el procedimiento y los modelos establecidos a esos
efectos por el Ministerio de Finanzas y Precios.

4. Los anticipos para dietas serán liquidados por
sus receptores a más tardar dentro de los
tres (3) días hábiles siguientes a la fecha de
regreso a la localidad donde radique su centro de
trabajo y en ningún caso, se dará nuevo anticipo al
perceptor en cuestión sin que haya liquidado el
anterior.

5. En caso de que por razones justificadas, y mediante
la autorización correspondiente el trabajador tuviera que
ausentarse de su centro para realizar trabajos fuera de la
localidad y no se proveyere de las dietas anticipadas, el
reintegro de las dietas consumidas, se efectuará
según los días reales utilizados.

6. Los pagos en efectivo que realicen las entidades a
partir del fondo fijo, no podrán ser superiores a
quinientos pesos ($500.00). (Resolución 324/1994, Banco
Nacional de Cuba, BNC).

7. Para formalizar los pagos en efectivo que se realizan
por el Fondo Fijo para Anticipo y Liquidación de Gasto de
Viaje y servir de justificante provisional del efectivo entregado
como anticipo, hasta tanto se efectúe su
liquidación o reintegro al amparo de las regulaciones
vigentes, se utiliza el Modelo SC–3–02 "Anticipo y
Liquidación de Gasto de Viaje". (Resolución
12/2007, MFP).

8. Los modelos SC–3–02 "Anticipos y
Liquidación de Gastos de Viajes"8
deben numerarse en orden consecutivo dentro
del año por el responsable del Control de
Anticipo el cual inicializa.

9. La persona encargada de llevar el Modelo
SC–3–04 "Control de Anticipos a
Justificar"9 (Resolución
12/2007, MFP) al cierre de operaciones de cada mes deberá
entregar a contabilidad un informe resumen de los Anticipos
Pendientes de Liquidar con un estimado del gasto devengado,
previa conciliación con los jefes que autorizaron dicho
anticipo para que compruebe el estado del mismo, a los efectos de
cumplir con la Hipótesis del Devengo y se contabilice
dicho gasto dentro del mes.

10. El jefe máximo de la entidad será el
responsable de adoptar las medidas de protección
correspondientes para garantizar en cualquier circunstancia la
seguridad de la tenencia del dinero efectivo. (Resolución
324/1994, BNC. Resuelvo Primero).

11. Las entidades adecuarán las normas
específicas, regulaciones o procedimientos internos
establecidos con relación a la disciplina de caja a las
disposiciones de la presente resolución.
(Resolución 324/1994, BNC. Resuelvo Segundo).

1.1.5. Arqueos de Caja10

Al principio de cada año el Especialista de
Contabilidad y Finanzas confecciona la planificación anual
de arqueos sorpresivos de fin de mes, velando
sistemáticamente por el cumplimiento del plan. Este plan
anual debe estar autorizado por el Director de Economía y
Planificación.

En el proceso de pago mediante chequeras, bajo
ningún concepto los chequeras pueden ser guardados en la
Caja Central. Para ello será designado un custodio y
responsable de los mismos.

1.1.5.1. Procedimiento de Control Interno para el
subproceso "Arqueo de Caja".

1. Los fondos fijos para pagos menores y demás
valores existentes en la caja, serán arqueados
sistemáticamente de la siguiente forma:

a. Al cierre de cada mes.

b. Por sorpresa cuando lo dispongan y consideren
necesario el jefe máximo de la entidad o del área
de contabilidad.

c. Después de realizar el
reembolso.11

d. Cuando se produzcan sustituciones por ausencias
temporales o vacaciones del cajero titular.

e. Cuando se incorpore el cajero titular de
las ausencias temporales o vacaciones.

f. Cuando se produzca la baja definitiva del custodio de
la caja y se designe un nuevo custodio para la misma.

g. Cuando se produzcan sustituciones temporales del
custodio de la caja por cualquier motivo, el Jefe Máximo
de la Entidad deberá designar por escrito al sustituto,
definiendo su responsabilidad al frente de la Caja, así
como deberá elaborarse la correspondiente "Acta de
Responsabilidad Material" que establece el
Decreto-Ley 92.

h. Para formalizar los arqueos de caja y dejar
constancia documental se utilizará el modelo
SC–3–06 "Arqueo de Efectivo en
Caja".12 (Resolución No.
12/2007, MFP).

2. Para la realización del arqueo de
caja se procederá de la forma siguiente:

a. De existir más de una caja fuerte en la
entidad donde se guarde efectivo deberán sellarse al mismo
tiempo, ante la imposibilidad de que puedan arquearse a la
vez.

b. De existir, el arqueo se
efectuará por cada efectivo nominalizado.

c. Durante el arqueo no se permitirá que el
custodio de la caja se ausente y si fuera indispensable su
ausencia, se cerrará y sellará la caja fuerte hasta
su regreso en que se continuará el arqueo.

d. Se realiza el conteo del efectivo por denominaciones
de billetes y monedas y se anotarán las cantidades e
importes respectivos en el modelo SC-3-06 "Arqueo de Efectivo en
Caja" (Resolución No. 12/2007, MFP) determinándose
el total del efectivo contado.

e. Al dorso del modelo se relacionarán los
detalles de los documentos arqueados (número consecutivo
del documento, concepto del pago e importe) por cada concepto,
tanto los liquidados pendientes de reembolso, como los pendientes
por liquidar y los documentos en valores equivalentes.

f. Se determina el total arqueado, que es el resultado
de la suma del efectivo y de los documentos, que por cada
concepto, componen el fondo fijo.

g. Se determinará la coincidencia entre el total
arqueado y el fondo fijo y fondo para cambio autorizado, que a su
vez deberá coincidir con los saldos registrados en los
análisis respectivos en la cuenta 101 "Efectivo en Caja",
así como en la Resolución de Constitución de
los Fondos. (Resolución Rectoral No. 217/2010).

h. Una vez terminado el arqueo deberá solicitarse
la conformidad del cajero en relación con el resultado del
mismo, siendo efectivo con su firma.

3. Cuando se detecten faltantes o sobrantes
de recursos monetarios se debe proceder conforme a lo que se
establece en los Procedimientos "General de Expedientes de
Ajustes", "Ajuste por Faltantes", "Por Pérdidas" y
"Por Sobrantes".

4. De existir otros efectivos en la caja en
el momento de efectuarse el arqueo de los fondos
fijos se revisará su legalidad, procedencia e importes,
haciendo las anotaciones correspondientes en las observaciones
del modelo.

El trabajo en la Caja Central, no solamente consiste en
las operaciones de recibo de efectivo, ni en las operaciones con
las tarjetas de combustible, sino que además participa en
el proceso de extracción del efectivo para el pago de
salario y estipendio, realizando el desglose del efectivo a
extraer de la sucursal bancaria y la distribución del
mismo por áreas de responsabilidad, exigiendo sea firmado
el modelo de entrega del efectivo a los pagadores por área
como constancia de entrega del efectivo a la personas encargadas
del pago en cada centro de costo.

Al quinto día hábil después de
haberse extraído el efectivo corresponde el reintegro del
mismo a la sucursal bancaria en cumplimiento de la
Resolución No. 235/2005, del Ministerio de Finanzas y
Precios.

1.1.6. Reembolso de fondos.

Reembolso del Fondo Fijo: Es la acción a
través de la cual se repone, mediante la extracción
de la cuenta de operaciones bancarias de la empresa, el importe
utilizado del Fondo Fijo.

1.1.6.1. Procedimiento de Control Interno para el
subproceso "Reembolso de
Fondos".

Los reembolsos del fondo fijo se realizarán de la
cuenta de operaciones bancarias de la entidad (Resolución
324/1994 del BNC, Artículo 11) con la siguiente
periodicidad:

– Cuatro (4) veces al mes como
máximo.

– El último día del mes de
operaciones bancarias.

Para formalizar los reembolsos se utilizará el
modelo SC-3-05 "Reembolso de Fondos"13
(Resolución No. 12/2007, MFP). Este modelo es de uso
obligatorio y se expide en original por el cajero
confeccionándose con los documentos que posee, el cual es
entregado al área de contabilidad.

Para la realización del reembolso se
procederá de la siguiente forma:

1. Se resumirá en el modelo SC-3-05 "Reembolso de
Fondos" los vales para pagos menores liquidados (Modelo
SC-3-03)14 en orden consecutivo,
fechas e importes, totalizando los importes por este
concepto.

2. Se resumirá en el modelo los anticipos y
liquidaciones de gastos de viajes liquidados (modelo SC-3-02
"Anticipo y Liquidación de Gastos de Viajes") en orden
consecutivo, fecha e importe, totalizando los importes por este
concepto.

El área de contabilidad comprobará que los
datos del funcionario autorizado para aprobar los distintos pagos
se corresponden con el registrado en el modelo de firmas
autorizadas, el importe de los vales justificantes no exceda los
límites establecidos por el Banco Central de Cuba, los
vales y demás documentos correspondan al período de
operaciones, que los comprobantes y modelos anexos al modelo sean
originales y no tengan borrones, tachaduras, ni enmiendas y que
no estén escritos a lápiz, que todos los vales
estén acompañados con sus correspondientes
justificantes y éstos se ajusten a lo establecido, que los
gastos incurridos en privados se corresponden conforme lo
establecido en el Artículo 24, de la Resolución No.
9/2005, del Ministerio de Trabajo y Seguridad Social, de fecha
11/03/2005.

En el caso de los justificantes a privados debe venir
aprobado por: el Jefe Máximo de la Entidad.
(Resolución No. 42/2001 del BCC, Resuelvo
Segundo).

El área de contabilidad, una vez revisada la
documentación, procederá a cancelar con la palabra
"PAGADO", los vales, justificantes y demás documentos que
respalden el reembolso.

Los vales y justificantes reembolsados, correspondientes
al fondo fijo autorizados en el presente procedimiento, se
archivarán y conservarán con el debido control del
área de contabilidad durante el tiempo establecido al
efecto por la Resolución No. 54/2005 del MFP (5
años a partir de la fecha de cierre del período
contable).

Regulación asociada: Resolución No.
012/2007, Ministerio de Finanzas y Precios , de
18/01/2007: Pone en vigor los datos de uso obligatorio que
se tendrán en cuenta al momento de diseñar los
modelos del Subsistema de Caja y Banco.

1.2. Proceso de
Cobros y Pagos.

El proceso está compuesto por los siguientes
subprocesos:

1. Recepción de facturas.

2. Liquidación de obligaciones pendientes de
pagos.

2.1. Confección de cheques.

3. Conformación del Expediente de
pago.

3.1. Procedimientos de control interno para el
subproceso "Conformación del Expediente de
Pago".

4. Procedimientos de control interno para el proceso de
cobros y pagos.

Cuentas por Pagar a Proveedores: Comprende los importes
pendientes por mercancías suministradas debidamente
recepcionadas, o servicios prestados por los proveedores de
acuerdo con los convenios o contratos suscritos, así como
los gastos de transportación y otros derivados de la
manipulación de las mercancías.

Esta cuenta se debe analizar por tipo de moneda, bien
como cuentas independientes o como subcuentas. Esta cuenta se
debe analizar también por proveedores y por cada documento
recibido o elaborado y pagado.

1.2.1. Recepción de la factura.

A partir de que la empresa presta el servicio al
área y esta efectúa el pago, se emite una factura
que el área debe entregar al Departamento de
Economía, el cual debe verificar que los datos y el
efectivo a pagar reflejado en la prefactura se corresponda con el
cheque. Las facturas de compras se reciben en almacén para
luego ser recepcionadas y pasarlas a contabilidad para su
revisión y confección del cheque u orden de pago
(transferencias), mientras que las de servicio son recibidas y
recepcionadas por contabilidad.

EL PRESENTE TEXTO ES SOLO UNA SELECCION DEL TRABAJO
ORIGINAL.
PARA CONSULTAR LA MONOGRAFIA COMPLETA SELECCIONAR LA OPCION
DESCARGAR DEL MENU SUPERIOR.